جلوگیری از زیان در انبار: 11 استراتژی برای اجرا
جلوگیری از زیان در انبار (Warehouse loss prevention) یک استراتژی حیاتی است که برای محافظت از موجودی کالا در برابر افت موجودی (shrinkage) – که نگرانی رو به رشدی است – طراحی شده است. سازمان‌ها اقدامات و رویه‌های مختلفی را برای به حداقل رساندن سرقت کالا (stock theft)، آسیب و مغایرت‌ها در یک محیط عملیاتی که به طور فزاینده‌ای پیچیده می‌شود، اجرا می‌کنند.
مدیران و سرپرستان تأسیسات انبارداری این استراتژی را برای حفاظت از دارایی‌های تجاری، بهبود کارایی لجستیکی و تسهیل رشد، محوری می‌دانند. هر قلم کالا نشان‌دهنده درآمد شرکت است و از دست دادن این دارایی‌ها می‌تواند بر توانایی یک کسب‌وکار برای فعالیت تأثیر بسزایی بگذارد.
به طور متوسط، زیان انبار حدود 0.2 درصد از کل موجودی را شامل می‌شود. با این حال، رشد در صنایعی مانند تجارت الکترونیک و خرده‌فروشی نیازمند معیارهای عملیاتی جدیدی است که راه‌های جدیدی برای تقلب و سرقت ایجاد می‌کند؛ جایی که گزارش‌ها تخمین می‌زنند افت موجودی تا سال 2028 به بیش از 362 میلیارد دلار خواهد رسید.
با وجود افزایش افت موجودی، روش‌های مؤثری وجود دارد که می‌تواند به کاهش زیان انبار کمک کند. این راهنما علل، نشانه‌های سرقت و استراتژی‌های جلوگیری از زیان را که می‌توانید اجرا کنید، توضیح می‌دهد.
چه چیزی باعث زیان در انبار می‌شود؟
زیان در انبار می‌تواند ناشی از عوامل متعددی در داخل و خارج از سازمان باشد. مدیران و سرپرستان به طور مداوم از علل رایج برای تدوین استراتژی‌هایی که مغایرت‌های موجودی را به حداقل می‌رسانند، استفاده می‌کنند.
برخی از رایج‌ترین علل زیان در انبار عبارتند از:
- سرقت: هم سرقت داخلی و هم خارجی انبار از جمله علل اصلی زیان هستند.
- آسیب‌های تصادفی: حذف موجودی به دلیل آسیب‌های تصادفی، مانند جابجایی نادرست توسط کارکنان یا شرایط نامناسب نگهداری.
- خطاهای اداری: سهل‌انگاری‌ها و خطاهای گزارش موجودی از سوی تیم اداری می‌تواند باعث زیان انبار شود.
- خطاهای عملیاتی: اشتباهات لجستیکی مانند برچسب‌گذاری نادرست کالا و خطاهای فروشنده می‌تواند منجر به افت موجودی شود.
- فقدان آموزش کارکنان: دانش ناکافی کارکنان در مورد رویه‌ها و سیاست‌های صحیح انبارداری ممکن است منجر به از دست رفتن کالا شود.
- لجستیک ناکارآمد: برنامه‌ریزی ضعیف و ناکارآمدی‌های عملیاتی اغلب دلیلی برای گم شدن یا آسیب دیدن موجودی است.
نشانه‌های سرقت داخلی در انبار
بیشتر زیان‌ها در داخل محیط کار از درون سازمان ناشی می‌شود، که باعث می‌شود مدیران رویکردهای جلوگیری از سرقت توسط کارمندان در انبار را در اولویت قرار دهند. سرقت داخلی یک نگرانی رو به رشد است، زیرا سرقت دارایی‌ها توسط کارمندان در سازمان سالانه حدود 50 میلیارد دلار به کسب‌وکارهای آمریکایی خسارت وارد می‌کند.
کشف و شناسایی کارکنانی که کالا را سرقت می‌کنند می‌تواند کار چالش‌برانگیزی باشد. با این حال، چند نشانه وجود دارد که می‌تواند به شناسایی سرقت‌های احتمالی یا در حال انجام داخلی کمک کند:
- رفتار مشکوک کارکنان: کارکنانی که در طول شیفت خود رفتار مشکوکی از خود نشان می‌دهند، می‌توانند نشانه‌ای از سرقت در انبار باشند. منزوی کردن خود از تیم، امتناع از گرفتن مرخصی سالانه و برقراری ارتباط با حالت دفاعی، رفتارهای معمولی در سرقت‌های مداوم هستند.
- مغایرت‌های موجودی: مدیرانی که افزایش افت موجودی را در انبار مشاهده می‌کنند، ممکن است به سرقت داخلی مشکوک شوند. اگر گزارش‌های تحویل و فروش اغلب با موجودی موجود در طول حسابرسی مطابقت نداشته باشد، می‌تواند نشانه‌ای از سرقت توسط کارکنان باشد.
- کاغذبازی‌های گم شده یا نادرست: اگر کاغذبازی‌هایی مانند فاکتورها یا لیست‌های تحویل به طور مکرر گم شوند، ممکن است نشانه‌ای از سرقت داخلی باشد. کسانی که کالا را سرقت می‌کنند ممکن است از کاغذبازی‌های نادرست یا دستکاری شده، مانند تحویل‌های اشتباه گزارش شده، برای پنهان کردن سرقت از حسابرسان استفاده کنند.
- تغییر در روال کاری: برخی از کارکنان ممکن است رفتارهای متفاوتی از حد معمول از خود نشان دهند، که با تغییر در روال کاری مشخص می‌شود. نشانه‌های سرقت داخلی ممکن است این باشد که کارمند ساعات غیرمعمولی کار می‌کند، شروع به ارتباط با افراد ناشناس در نزدیکی کسب‌وکار می‌کند یا شروع به علاقه نشان دادن به مناطق تجاری خارج از شرح شغل خود می‌کند.
- افزایش خسارات: افزایش قابل توجه کالاهای آسیب‌دیده ممکن است نشان‌دهده سرقت داخلی در انبار باشد. کارکنانی که به طور منظم خسارات را گزارش می‌دهند یا موجودی را حذف می‌کنند، الگوهایی هستند که می‌تواند به معنای سرقت باشد.
11 استراتژی برای جلوگیری از زیان در انبار
جلوگیری از زیان در انبار می‌تواند یک کار دشوار در یک کسب‌وکار در حال رشد باشد. رویه‌های عملیاتی پیچیده، مقادیر قابل توجه موجودی و فضاهای بزرگ می‌توانند نظارت کامل بر موجودی را چالش‌برانگیز کنند.
با این حال، استراتژی‌های جلوگیری از زیان در انبار وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. در اینجا 11 مورد از مؤثرترین رویکردهایی که مدیران و سرپرستان برای محافظت از موجودی کالا استفاده می‌کنند، آورده شده است:
- نصب سیستم‌های دوربین هوشمند
سیستم‌های دوربین امنیتی هوشمند انبار با تجزیه و تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی (AI) می‌توانند با بهبود دید عملیاتی به جلوگیری از سرقت کمک کنند. دوربین‌های با وضوح بالا همراه با حسگرها می‌توانند به تشخیص رفتارهای مشکوک در محل کمک کرده و سارقان احتمالی را منصرف کنند.
این سیستم‌های امنیتی انبار می‌توانند نظارت بهتری، به ویژه در مناطق آسیب‌پذیر، ارائه دهند. آنها می‌توانند داده‌های بصری بی‌درنگ را با الگوریتم‌های خودآموز برای درک رفتار غیرمعمول کارکنان، مانند تشخیص الگوهای سرقت، فراهم کنند.
سیستم‌های امنیتی ویدیویی هوشمند همچنین می‌توانند با شناسایی مناطقی که خطر بالاتری برای موجودی دارند، به بهبود کارایی عملیاتی کمک کنند. این موارد شامل شرایط نگهداری نامناسب و خطرات ایمنی برای کارکنان است.
- جلوگیری از سرقت در انبار با دوربین‌های امنیتی.
- تشخیص فعالیت‌های مشکوک با تحلیلگرهای هوش مصنوعی.
- نظارت بر سطح موجودی در زمان واقعی.
- ضبط ویدیوهای مستند برای تحقیقات.
- ارائه جلسات آموزشی منظم به کارکنان
کارکنانی که سیاست و رویه انبار را درک می‌کنند، می‌توانند به کاهش افت موجودی کمک کنند. جلسات آموزشی منظم که شامل گزارش‌دهی و عملیات صحیح برای جابجایی کالا است، می‌تواند زیان را به حداقل برساند.
جلسات همچنین می‌توانند شامل دستورالعمل‌هایی در مورد گزارش فعالیت‌های مشکوک باشند. دانش مشترک تیم‌ها در مورد سرقت داخلی و آنچه باید مراقب آن بود، می‌تواند کارکنان را از درگیر شدن در دزدی منصرف کند.
- افزایش امنیت فیزیکی
امنیت فیزیکی، که با سیستم‌های دیجیتال کار می‌کند، می‌تواند به کاهش زیان انبار کمک کند. حضور پرسنل امنیتی اختصاصی همراه با شبکه‌های دوربین و کنترل دسترسی می‌تواند به پاسخ سریع‌تر به حوادث کمک کرده و همچنین سرقت را دلسرد کند.
مدیران و سرپرستان می‌توانند از پرسنل امنیتی با تجربه در پیشگیری از سرقت در انبار برای بررسی مناطق آسیب‌پذیر از نظر فعالیت‌های غیرمعمول و محدود کردن دسترسی به مناطقی که کالا نگهداری می‌شود، استفاده کنند. آنها می‌توانند بازرسی‌های منظم موجودی را انجام داده و بر تحویل‌های خارجی نظارت کنند تا به کاهش افت موجودی کمک کنند.
- انجام ممیزی‌های مکرر موجودی
مدیران و سرپرستان همچنین می‌توانند ممیزی‌های مکرر موجودی را برای کشف هرگونه الگوی غیرعادی در سطح موجودی انجام دهند. جدای از بررسی‌های منظم برنامه‌ریزی شده، می‌توانید بازرسی‌های نقطه‌ای برنامه‌ریزی نشده نیز انجام دهید تا ببینید آیا ارقام گزارش شده با داده‌های فروش مطابقت دارند یا خیر.
ممیزی‌های موجودی باید شامل شمارش فیزیکی و دیجیتال باشد تا به حداقل رساندن مغایرت‌ها کمک کند. گزارش‌های منظم به شناسایی مسائل مربوط به زیان انبار کمک می‌کند و به مدیران و سرپرستان اجازه می‌دهد اقدامات اصلاحی سریع‌تری انجام دهند.
- اجرای یک سیاست سرقت
اجرای یک سیاست روشن در مورد سرقت موجودی به کارکنان کمک می‌کند تا عواقب گرفتار شدن در حال سرقت را درک کنند. اطمینان حاصل کنید که تیم از کدهای رفتاری شرکت و مجازات‌های احتمالی برای تخلفات از طریق یک توافقنامه امضا شده توسط هر یک از اعضا مطلع است.
اگر از طریق رفتار مشکوک یا گزارش‌های نامنظم موجودی در حالی که یک کارمند خاص در شیفت است، به سرقت مشکوک هستید، می‌توانید نظارت بر فعالیت او را افزایش دهید. کارکنانی که سیاست سرقت را نقض می‌کنند باید فوراً با اقدامات لازم روبرو شوند تا به کاهش زیان ناشی از سرقت کمک شود.
کارکنان همچنین باید از فرآیند گزارش‌دهی سرقت مطلع شوند و تشویق شوند تا همکاران خود را در صورت مشکوک بودن به سرقت کالا، به صورت ناشناس گزارش دهند.
- اطمینان از برچسب‌گذاری منظم موجودی
سازماندهی موجودی می‌تواند کلید کاهش زیان انبار باشد، با یک طرح شماتیک که اقلام و مکان‌های صحیح نگهداری آنها را شناسایی می‌کند. اطمینان حاصل کنید که اقلام دارای برچسب‌های واضحی هستند تا ممیزی‌ها آسان‌تر و دقیق‌تر شوند.
کارکنانی که کالا و مکان‌های آن را درک می‌کنند، می‌توانند به راحتی بی‌نظمی‌هایی مانند آسیب یا مغایرت‌ها را گزارش دهند. مدیران می‌توانند یک سیستم مدیریت موجودی برای کالاهای دریافتی اجرا کنند تا اطمینان حاصل شود که تمام اقلام وارد شده دارای برچسب‌گذاری صحیح هستند.
- نصب یک سیستم مدیریت موجودی امن
سیستم‌های مدیریت موجودی امن، بصری و مقیاس‌پذیر می‌توانند به بهبود کارایی عملیاتی و کاهش زیان انبار کمک کنند. آنها همچنین می‌توانند راه دقیق‌تری برای نگهداری سوابق و کمک به درک الگوهای ایجاد افت موجودی فراهم کنند.
پلتفرم‌های مدیریت موجودی که با دستگاه‌های شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) و بارکد همگام می‌شوند، می‌توانند به ممیزی و گزارش دقیق موجودی کمک کنند. مدیران و سرپرستان می‌توانند حرکت‌ها و تراکنش‌ها را درک کنند و رویکرد بهتری را برای جلوگیری از زیان در تأسیسات انبارداری تسهیل کنند.
- بازبینی مجوزهای دسترسی به کالا
مدیران و سرپرستان می‌توانند به طور منظم بررسی کنند که چه کسی به مناطق نگهداری موجودی دسترسی دارد تا به کاهش افت موجودی کمک کنند. ایمن‌سازی نقاط دسترسی، به ویژه در مناطق با کالاهای با ارزش بالا، می‌تواند به دور نگه داشتن سارقان احتمالی کمک کند.
شما می‌توانید از مناطق حساس کالا با کارت‌های کلید موبایل، اسکنرهای بیومتریک و سیستم‌های کد دسترسی محافظت کنید و فقط به پرسنل مجاز اجازه ورود دهید. مجوزها را می‌توان به راحتی از طریق سیستم‌های امنیتی دیجیتال مدیریت کرد و در صورت نیاز دسترسی را به سرعت اضافه یا لغو کرد.
- غربالگری کارکنان و فروشندگان
غربالگری کارکنان و فروشندگانی که با سازمان کار می‌کنند، می‌تواند به جلوگیری از افت موجودی در انبار کمک کند. درک اینکه آیا یک استخدام احتمالی یا فروشنده سابقه شکایت از شرکت‌های قبلی را دارد، می‌تواند سرقت داخلی و خارجی موجودی را کاهش دهد.
مدیرانی که کارکنان جدید استخدام می‌کنند می‌توانند از طریق خدمات غربالگری، بررسی سوابق را انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که آنها دارایی برای شرکت خواهند بود. آنها همچنین می‌توانند با سایر کسب‌وکارها در مورد فروشندگان ارتباط برقرار کنند تا بررسی کنند که آیا تجربه ایده‌آلی در کار با تأمین‌کننده داشته‌اند یا خیر.
- حفظ ارتباط باز با کارکنان
جدای از آموزش‌های منظم، مدیران و سرپرستان می‌توانند با ترویج ارتباطات باز در تیم به جلوگیری از زیان انبار کمک کنند. بررسی مکرر وضعیت کارکنان می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید آیا آنها از شغل یا شرکت خود ناراضی هستند، که ممکن است احتمال سرقت آنها را افزایش دهد.
کارکنان را تشویق کنید که پیشقدم شوند و در مورد هرگونه شکایت عملیاتی یا شخصی که ممکن است با سازمان داشته باشند، صحبت کنند. برقراری ارتباط و یافتن راه‌حل‌ها می‌تواند انگیزه سرقت داخلی را کاهش داده و روحیه کارکنان را بهبود بخشد.
- اطمینان از نورپردازی کافی
نورپردازی کافی می‌تواند سرقت را در انبار دلسرد کند. افزایش دید باعث می‌شود تیم‌های عملیاتی و پرسنل امنیت فیزیکی راحت‌تر رفتار غیرعادی یا کالاهای گمشده را تشخیص دهند. علاوه بر این، اگر اقدامات سارقان در دید واضح دیگران انجام شود، احتمال سرقت آنها کمتر است، زیرا ممکن است گرفتار شوند.
مناطق با نور خوب همچنین می‌توانند با اطمینان از دید خوب هنگام انجام وظایف توسط کارکنان، ایمنی عملیاتی را بهبود بخشند. این می‌تواند به کاهش شکستگی‌ها، اشتباهات لجستیکی و حوادث و آسیب‌های محل کار کمک کند.
جلوگیری از زیان در انبار با یک استراتژی جامع
جلوگیری از زیان در انبار یک استراتژی به طور فزاینده مهم برای عملیات تجاری است که به حفاظت از درآمد، ایمنی و امنیت کمک می‌کند. با رشد یک سازمان، چالش‌های افت موجودی نیز افزایش می‌یابد.
مدیران و سرپرستان می‌توانند رویکردی پیشگیرانه برای به حداقل رساندن افت موجودی اتخاذ کنند. ترکیب کارکنان آگاه، فرآیندهای شفاف و فناوری امنیتی پیشرفته می‌تواند به انبارها کمک کند تا با چالش‌های افت موجودی سازگار شوند و به اهداف سازمانی دست یابند.
